9.1 Qué es y para quién vale
La diligencia debida es el conjunto de medidas que el operador adopta antes de introducir en el mercado o exportar, para demostrar que el producto cumple el Art. 3. Vale para todos los operadores, incluidos los MSPO y quienes usan el régimen simplificado del Art. 13 (Guía, sección 4). No es un ejercicio de marcar casillas: debe reflejar las características del negocio y de las cadenas de cada producto; no hay un formulario ni un cuestionario estándar obligatorio (FAQ 5.16).
9.2 Etapa 1 — Requisitos de información (Art. 9)
El operador recopila, organiza y conserva durante cinco años, con elementos de prueba, la siguiente información para cada producto:
| Letra | Información | Observaciones |
|---|---|---|
| a) | Descripción, nombre comercial y tipo del producto; lista de las materias primas o productos pertinentes que contiene; para la madera, nombre común y nombre científico completo de la especie | El nombre científico es obligatorio para todos los productos de la materia prima madera (FAQ 7.27) |
| b) | Cantidad | En importación/exportación: kilogramos de masa neta y, si procede, la unidad suplementaria de la NC; en los demás casos, masa neta, volumen o número de unidades |
| c) | País de producción y, en su caso, partes de él | Varios países exigen lugares de producción separados por país (FAQ 7.13) |
| d) | Geolocalización de todas las parcelas y fecha o período de producción | Cualquier deforestación o degradación en una parcela declarada impide automáticamente la introducción de todos los productos que provengan de ella; para el ganado bovino, todos los establecimientos donde se mantuvo |
| e) | Nombre, dirección postal y correo electrónico de quien suministró el producto | Proveedor directo |
| f) | Nombre, dirección postal y correo electrónico de quien recibió el producto | Cliente directo (empresa, operador posterior o comerciante) |
| g) | Información adecuadamente concluyente y verificable de que el producto es libre de deforestación | En el régimen simplificado del Art. 13, puede cumplirse con la propia geolocalización (FAQ 5.1) |
| h) | Información adecuadamente concluyente y verificable de que la producción fue legal, incluido el derecho de uso de la superficie | Véase el capítulo 12 |
Toda esa información debe ponerse a disposición de las autoridades competentes a petición (Art. 9, apdo. 2).
Fecha o período de producción (FAQ 1.25). Para los productos que no sean de ganado bovino, es la fecha de la cosecha o del aprovechamiento, o la duración del proceso productivo; si no hay precisión, se admite el año de la campaña o la época de cosecha. Para el ganado bovino, es la vida del animal, del nacimiento a la faena.
Proveedores que no entregan datos. Si el operador no obtiene la información exigida, debe abstenerse de introducir el producto en el mercado (FAQ 1.27). Una legislación nacional que prohíba compartir datos no exime al operador (FAQ 1.31).
9.3 Etapa 2 — Evaluación del riesgo (Art. 10)
El operador verifica y analiza la información recopilada y toda la documentación pertinente, y solo puede introducir en el mercado si concluye que no hay riesgo o que el riesgo es despreciable. La evaluación debe considerar, en especial, los criterios del Art. 10, apdo. 2:
| Letra | Criterio de riesgo |
|---|---|
| a) | Clasificación de riesgo del país o de partes de él (Art. 29) |
| b) | Presencia de bosques en el país o en partes de él |
| c) | Presencia de pueblos indígenas |
| d) | Consulta y cooperación de buena fe con los pueblos indígenas |
| e) | Reivindicaciones fundamentadas de pueblos indígenas sobre el uso o la propiedad de la superficie |
| f) | Prevalencia de deforestación o degradación forestal en el país o en partes de él |
| g) | Origen, fiabilidad y validez de la información del Art. 9 y su vínculo con otros documentos |
| h) | Preocupaciones ligadas al país de producción y de origen: corrupción, falsificación de documentos y datos, falta de aplicación de la ley, violaciones de derechos humanos, conflictos armados, sanciones de la ONU o de la UE |
| i) | Complejidad de la cadena y fase de transformación, en especial la dificultad de vincular el producto con la parcela |
| j) | Riesgo de elusión o de mezcla con productos de origen desconocido o de superficies deforestadas |
| k) | Conclusiones de los grupos de expertos de la Comisión |
| l) | Preocupaciones justificadas (Art. 31) e historial de incumplimiento de operadores o comerciantes de la cadena |
| m) | Cualquier información que apunte a un riesgo de no conformidad |
| n) | Información complementaria de sistemas de certificación o de verificación por terceros, siempre que cumplan el Art. 9 |
Puntos de interpretación de la Guía (secciones 4.a y 4.b) y de la FAQ:
- La lista no es exhaustiva; el operador puede aplicar otros criterios que ayuden a determinar la probabilidad de ilegalidad o de deforestación.
- Los criterios deben adaptarse a los productos del operador y, si el producto viene de varias fuentes o geolocalizaciones, el riesgo debe evaluarse para cada fuente o geolocalización.
- Si cualquiera de los criterios revela un riesgo no despreciable, el producto presenta un riesgo no despreciable.
- La Guía propone preguntas orientadoras: dónde se produjo; cuál es la clasificación de riesgo, la cubierta forestal y la prevalencia de deforestación y de producción ilegal; cuáles son los riesgos específicos del producto; si la cadena es compleja; si hay indicios de que alguna empresa de la cadena esté involucrada en ilegalidad o deforestación; si hay información de certificación; si hay preocupaciones de corrupción y sanciones; si los proveedores entregaron documentos verificables de inmediato.
- La evaluación debe estar documentada, revisarse al menos una vez al año y ponerse a disposición de las autoridades; el operador debe poder demostrar cómo analizó la información frente a cada criterio y cómo llegó al grado de riesgo (Art. 10, apdo. 4).
- Las herramientas de análisis de datos y de inteligencia artificial pueden apoyar la priorización, la comprobación de consistencia y la detección de anomalías, pero la responsabilidad final sigue siendo del operador (Guía, sección 6.b).
9.4 Complejidad de la cadena
La complejidad es un criterio expreso (Art. 10, apdo. 2, letra i) y crece con el número de transformadores e intermediarios entre la parcela y el operador, con el uso de varios productos pertinentes para fabricar uno nuevo y con el origen en varios países. Las cadenas cortas facilitan la demostración de riesgo despreciable, sobre todo en el régimen simplificado (Guía, sección 5). Preguntas orientadoras de la Guía:
- ¿El producto pasó por varios transformadores o etapas antes de llegar al mercado de la UE?
- ¿Contiene materias primas de varias parcelas o países?
- ¿Está muy transformado, conteniendo varios otros productos pertinentes?
- En el caso de la madera: ¿más de una especie? ¿Comercializada en más de un país? ¿Transformada en terceros países?
La existencia de etapas no identificadas en la cadena puede llevar a concluir que el riesgo no es despreciable (Guía, sección 5).
9.5 Etapa 3 — Mitigación del riesgo (Art. 11)
Si la evaluación no concluye que el riesgo es nulo o despreciable, el operador adopta, antes de la introducción en el mercado, medidas adecuadas para llegar a ese nivel. El Art. 11, apdo. 1, enumera ejemplos:
- exigir información, datos o documentos adicionales;
- realizar investigaciones o auditorías independientes;
- adoptar otras medidas relacionadas con los requisitos de información;
- apoyar a los proveedores —en especial a los pequeños agricultores— con capacitación e inversiones.
El operador debe tener políticas, controles y procedimientos adecuados y proporcionados para gestionar los riesgos, incluidas prácticas de gestión del riesgo, comunicación, mantenimiento de registros, control interno y gestión del cumplimiento. Para los operadores que no son pymes es obligatorio: nombrar un responsable del cumplimiento a nivel de dirección y mantener una función de auditoría independiente que verifique las políticas, los controles y los procedimientos (Art. 11, apdo. 2).
Las decisiones sobre mitigación deben documentarse, revisarse al menos una vez al año y ponerse a disposición de las autoridades (Art. 11, apdo. 3).
9.6 El sistema de diligencia debida (Art. 12)
El operador debe establecer y mantener actualizado un «sistema de diligencia debida» — el régimen de procedimientos y medidas para garantizar que los productos cumplen el Art. 3.
- Revisión al menos anual, y actualización cada vez que surjan hechos nuevos pertinentes; los registros de las actualizaciones se conservan cinco años (Art. 12, apdo. 2).
- La revisión puede hacerse internamente, por una persona no involucrada en los procedimientos, o por una entidad externa; debe señalar las lagunas, y la dirección debe fijar plazos de corrección (Guía, sección 8).
- La revisión debe verificar si hay procedimientos documentados para recopilar y registrar la información, evaluar el riesgo y definir medidas según el nivel de riesgo; si los responsables conocen y ejecutan cada etapa; y si los controles identifican y excluyen efectivamente los productos con riesgo no despreciable (Guía, sección 8).
- Los operadores que no son pymes publican, cada año y de forma ampliamente accesible (también en internet), un informe sobre el sistema de diligencia debida, con: un resumen de la información del Art. 9, apdo. 1, letras a) a c); las conclusiones de la evaluación del riesgo y las medidas de mitigación, con descripción de las pruebas; y, en su caso, la descripción de la consulta a pueblos indígenas, comunidades locales, titulares de derechos consuetudinarios y sociedad civil (Art. 12, apdos. 3 y 4). El primer informe cubre 2027 y se publica después del 30/12/2027; quien ya informa esos elementos bajo otra norma de la UE (CSDDD, CSRD) no necesita repetirlo (FAQ 5.14 y 9.9).
- Toda la documentación de la diligencia debida se conserva durante al menos cinco años (Art. 12, apdo. 5).
9.7 Plazos de conservación de documentos
| Documento | Plazo | Cómputo | Base |
|---|---|---|---|
| Información y pruebas del Art. 9 | 5 años | Desde la introducción en el mercado o la exportación | Art. 9, apdo. 1; FAQ 5.8 |
| Registros de las DDS | 5 años | Desde su presentación en el sistema (anterior a la introducción) | Art. 4, apdo. 3 |
| Documentación de evaluación y mitigación del riesgo | Al menos 5 años | Tras el ejercicio de la diligencia debida | Arts. 10, apdo. 4; 11, apdo. 3; 12, apdo. 5 |
| Actualizaciones del sistema de diligencia debida | 5 años | Desde la actualización | Art. 12, apdo. 2 |
| Registros de correspondencia entre la cantidad declarada y la introducida | 5 años | Desde la (última) introducción en el mercado | FAQ 5.19 |
| Datos de proveedores y clientes (fases posteriores) | Al menos 5 años | Desde la introducción, la comercialización o la exportación | Art. 5, apdo. 4 |
| Registros de los controles efectuados por las autoridades | Al menos 10 años | — | Art. 16, apdo. 14 |