Devida diligência (Arts. 8.º a 12.º)

9.1 O que é e para quem vale

Devida diligência é o conjunto de medidas que o operador adota antes de colocar no mercado ou exportar, para demonstrar que o produto cumpre o Art. 3.º. Vale para todos os operadores, inclusive MSPO e quem usa o regime simplificado do Art. 13.º (Guia, seção 4). Não é um "exercício de marcar caixas": deve refletir as características do negócio e das cadeias de cada produto; não há formulário ou questionário padrão obrigatório (FAQ 5.16).

9.2 Etapa 1 — Requisitos de informação (Art. 9.º)

O operador coleta, organiza e guarda por cinco anos, com elementos de prova, as seguintes informações para cada produto:

Todas essas informações devem ser disponibilizadas às autoridades competentes a pedido (Art. 9.º, n.º 2).

Data ou período de produção (FAQ 1.25). Para produtos que não sejam bovinos, é a data da colheita ou extração, ou a duração do processo produtivo; se não houver precisão, admite-se ano de safra ou época de colheita. Para bovinos, é a vida do animal, do nascimento ao abate.

Fornecedores que não entregam dados. Se o operador não obtiver as informações exigidas, deve se abster de colocar o produto no mercado (FAQ 1.27). Legislação nacional que proíba compartilhar dados não isenta o operador (FAQ 1.31).

9.3 Etapa 2 — Avaliação de risco (Art. 10.º)

O operador verifica e analisa as informações coletadas e toda documentação pertinente e só pode colocar no mercado se concluir que não há risco ou que o risco é negligenciável. A avaliação deve considerar, em especial, os critérios do Art. 10.º, n.º 2:

Pontos de interpretação do Guia (seção 4.a e 4.b) e da FAQ:

• A lista não é exaustiva; o operador pode aplicar outros critérios que ajudem a determinar a probabilidade de ilegalidade ou desmatamento.
• Os critérios devem ser adaptados aos produtos do operador e, se o produto vem de várias fontes ou geolocalizações, o risco deve ser avaliado para cada fonte ou geolocalização.
• Se qualquer critério revelar risco não negligenciável, o produto apresenta risco não negligenciável.
• O Guia propõe perguntas orientadoras: onde foi produzido; qual a classificação de risco, a cobertura florestal e a prevalência de desmatamento e de produção ilegal; quais os riscos específicos do produto; se a cadeia é complexa; se há indícios de envolvimento de alguma empresa da cadeia em ilegalidade ou desmatamento; se há informações de certificação; se há preocupações de corrupção e sanções; se os fornecedores entregaram documentos verificáveis imediatamente.
• A avaliação deve ser documentada, revista ao menos anualmente e disponibilizada às autoridades; o operador deve conseguir demonstrar como analisou as informações frente a cada critério e como chegou ao grau de risco (Art. 10.º, n.º 4).
• Ferramentas de análise de dados e de inteligência artificial podem apoiar priorização, checagem de consistência e detecção de anomalias, mas a responsabilidade final continua sendo do operador (Guia, seção 6.b).

9.4 Complexidade da cadeia

A complexidade é critério expresso (Art. 10.º, n.º 2, i) e cresce com o número de processadores e intermediários entre a parcela e o operador, com o uso de vários produtos relevantes para fabricar um novo e com a origem em vários países. Cadeias curtas facilitam a demonstração de risco negligenciável, sobretudo no regime simplificado (Guia, seção 5). Perguntas orientadoras do Guia:

• O produto passou por vários processadores ou etapas antes de chegar ao mercado da UE?
• Contém commodities de várias parcelas ou países?
• É altamente processado, contendo vários outros produtos relevantes?
• No caso da madeira: mais de uma espécie? Comercializada em mais de um país? Processada em países terceiros?

A existência de etapas não identificadas na cadeia pode levar à conclusão de que o risco não é negligenciável (Guia, seção 5).

9.5 Etapa 3 — Mitigação de risco (Art. 11.º)

Se a avaliação não concluir por risco nulo ou negligenciável, o operador adota, antes da colocação no mercado, medidas adequadas para chegar a esse nível. O Art. 11.º, n.º 1, lista exemplos:

• exigir informações, dados ou documentos adicionais;
• realizar inquéritos ou auditorias independentes;
• adotar outras medidas relacionadas aos requisitos de informação;
• apoiar fornecedores — em especial pequenos agricultores — com capacitação e investimentos.

O operador deve ter políticas, controles e procedimentos adequados e proporcionais para gerir riscos, incluindo práticas de gestão de risco, comunicação, manutenção de registros, controle interno e gestão de conformidade. Para operadores não PME, é obrigatório: nomear um responsável pela conformidade em nível de direção e manter função de auditoria independente para verificar políticas, controles e procedimentos (Art. 11.º, n.º 2).

As decisões sobre mitigação devem ser documentadas, revistas ao menos anualmente e disponibilizadas às autoridades (Art. 11.º, n.º 3).

9.6 O sistema de devida diligência (Art. 12.º)

O operador deve estabelecer e manter atualizado um "sistema de devida diligência" — o regime de procedimentos e medidas para garantir que os produtos cumprem o Art. 3.º.

• Revisão ao menos anual, e atualização sempre que surgirem fatos novos relevantes; registros das atualizações guardados por cinco anos (Art. 12.º, n.º 2).
• A revisão pode ser feita internamente, por pessoa não envolvida nos procedimentos, ou por entidade externa; deve apontar lacunas e a direção deve fixar prazos de correção (Guia, seção 8).
• A revisão deve verificar se há procedimentos documentados para coletar e registrar informações, avaliar o risco e definir medidas conforme o nível de risco; se os responsáveis conhecem e executam cada etapa; e se os controles efetivamente identificam e excluem produtos com risco não negligenciável (Guia, seção 8).
• Operadores não PME publicam, anualmente e de forma amplamente acessível (inclusive na internet), relatório sobre o sistema de devida diligência, com: resumo das informações do Art. 9.º, n.º 1, alíneas a) a c); conclusões da avaliação de risco e medidas de mitigação, com descrição das evidências; e, se for o caso, descrição da consulta a povos indígenas, comunidades locais, titulares de direitos consuetudinários e sociedade civil (Art. 12.º, n.º 3 e 4). O primeiro relatório cobre 2027 e é publicado após 30/12/2027; quem já reporta esses elementos sob outra norma da UE (CSDDD, CSRD) não precisa repetir (FAQ 5.14 e 9.9).
• Toda a documentação da devida diligência é guardada por pelo menos cinco anos (Art. 12.º, n.º 5).

9.7 Prazos de guarda de documentos